Автоматизация управления в компании по монтажу систем кондиционирования

О клиенте
Компания под NDA занимается продажей, установкой и обслуживанием систем кондиционирования и вентиляции в сегменте B2B и B2C. География — крупный город и область, более 30% заказов поступает от корпоративных клиентов. В компании работает до 25 сотрудников: менеджеры, монтажные бригады, бухгалтерия, логистика. Выезды, складской учёт и расчёты с клиентами координировались вручную.

Исходная ситуация и вызовы
До начала проекта организация процессов опиралась на связку Excel, мессенджеров и 1С:Бухгалтерии. Это создавало несколько ключевых проблем:

— Заказы и монтажи велись в разных инструментах, не было общего статуса сделки.
— Учет остатков не синхронизировался с выездами и закупками.
— Календаря загруженности бригад не существовало — пересечения и срывы были частыми.
— Документы оформлялись вручную, клиентская база формировалась неструктурированно.
— Владелец не имел оперативного доступа к аналитике по прибыли и выполненным заказам.

Компания обратилась в «Умные Решения» с задачей создать единую цифровую среду для управления заказами, складом и обслуживанием клиентов. Целью проекта стало внедрение 1С:УНФ с адаптацией под процессы, включающие цикл «продажа — монтаж — обслуживание». Также требовалось обеспечить CRM-учет, автоматизировать документооборот и наладить контроль за загрузкой бригад.

Для автоматизации бизнес-процессов была выбрана система 1С:Управление нашей фирмой. Проект начался с анализа существующего документооборота и форматов работы. После обследования были выстроены типовые маршруты движения сделки — от поступления заявки до закрытия монтажа.

В ходе внедрения была построена структура номенклатуры с учётом комплектов: внутренняя и внешняя части кондиционера, кронштейны, трассы, расходные материалы. Учет стал вестись в разрезе заказов с резервированием на складе. Были разработаны шаблоны документов, автоматизирована работа с договорами и актами.

CRM-модуль был адаптирован под нужды сервиса: теперь ведётся история обращений, настраиваются напоминания по заявкам, учитывается периодичность повторных заказов и обращений по обслуживанию. Сформирован график монтажей с распределением нагрузки по бригадам. Обучение сотрудников провели по ролям: отдельно для менеджеров, монтажников и бухгалтера.

Переход на новую систему занял 2 месяца, включая пилотный этап, адаптацию шаблонов и настройку ролей.

Внедрение 1С:УНФ позволило объединить в одной системе все процессы — от приёма заявки до выезда бригады. Количество ошибок при сборке и комплектации заказов снизилось на 25%. Складской учет стал прозрачным: списания ведутся корректно, остатки актуальны, закупки планируются заранее. CRM-система зафиксировала рост повторных обращений на 15% благодаря введению истории клиентов и автоматических напоминаний.

Время оформления одного заказа сократилось в 2 раза, а контроль по исполнению заявок стал возможен в режиме реального времени. Руководство получило доступ к аналитике: выручка по менеджерам, маржинальность, средний чек, загрузка бригад.

Автоматизация на базе 1С:УНФ позволила бизнесу перейти от ручного и разрозненного учёта к структурированной системе управления. Были устранены дубли, повышена прозрачность операций, создана основа для дальнейшего роста. Проект показал, что даже в технически насыщенной сфере продаж и монтажа инженерных систем возможно быстрое и эффективное внедрение, дающее ощутимый результат уже в первый квартал.