ЧУК «Музейный комплекс» - внедрение1С:Музей

Музейный комплекс – один из крупнейших в мире музеев военной и автомобильной техники и истории. В коллекции Музейного комплекса насчитывается порядка 12 тыс. экспонатов, в том числе около 500 образцов военной техники и около 500 советских и зарубежных автомобилей, мотоциклов, велосипедов и других транспортных средств.

 

Количество музейных экспонатов в фондах — порядка 14 500 единиц хранения.

 

 

Музейный комплекс – один из крупнейших в мире музеев военной и автомобильной техники и истории. В коллекции Музейного комплекса насчитывается порядка 12 тыс. экспонатов, в том числе около 500 образцов военной техники и около 500 советских и зарубежных автомобилей, мотоциклов, велосипедов и других транспортных средств.

 

Количество музейных экспонатов в фондах — порядка 14 500 единиц хранения.

 

Цели:

• Создание современной системы управления музеем
• Автоматизация бизнес-процессов и отказ от использования нескольких программных продуктов.
• Сокращение трудозатрат на поддержку нескольких систем
• Реорганизация и оптимизация процессов с целью сокращения ручного труда, в том числе посредством автоматизации.

Задачи:

• Настройка интеграции с внешними системами;
• Доработка и настройка системы «1С:Музей» под бизнес-процессы;
• Настройка документооборота по предложениям экспонатов, поставке, реставрации.

 

Внедрение:

 

1С:Музей

• Учетные операции
• Реставрация
• Музейная деятельность
• Справочники по учету фондов

 

Архитектура решения:

 

Проект реализован на программном продукте 1С:Музей. Все изменения конфигурации, доработки, печатные формы реализованы с помощью функционала расширений, внешних печатных форм и отчетов.

 

Был добавлен новый подраздел «Музейный комплекс», который был наполнен новыми документами, справочниками и отчетами.

 

 

В новом разделе добавлены следующие элементы:

1. Документы и записи:

• Акты музейных предметов
• Договоры музейных предметов
• Документы приемки
• История состояний экспоната
• Предложения на закупку
• Список предложений предметов
• Экспертизы музейных предметов

2. НСИ и справочники:

• Типы записей истории состояния экспоната
• Виды договоров музейных предметов
• Предметы (справочник)
• Типы документов приемки

3. Создание новых записей:

• Возможность создать акт музейных предметов, договор, документ приемки, предложение о закупке и экспертизу музейных предметов

4. Отчеты:

• Договор музейных предметов
• Контроль сроков договоров
• Предложения закупки

 

Эти функции позволяют управлять музейными предметами, вести учёт их состояния, истории и заключенных договоров.

 

 

В карточке предмета были внесены следующие доработки:

• Новая вкладка «Поставки»: добавлена возможность указывать информацию о поставке, включая согласованную и фактическую дату, поставщика, цену и комментарии.
• Изменение статуса предмета: добавлен выбор статуса предмета (например, «Наличие»), что позволяет отслеживать текущее состояние экспоната.
• История состояния экспоната: появилась возможность просматривать историю изменений состояния экспоната, что помогает отслеживать его сохранность и передвижение.

 

Эти изменения позволяют лучше управлять данными о предмете и его логистикой, упрощают мониторинг его статуса и истории.

 

Договор музейных предметов

 

Этот документ представляет собой договор на передачу музейных предметов между музеем и контрагентом. В данном случае предмет договора — Поккард. Договор имеет указанные сроки действия и сумму.

 

Акт музейных предметов

Этот документ является актом приема-передачи музейных предметов, который создан на основании договора музейных предметов. В акте указаны дата, номер, контрагент и предмет передачи — Поккард.

 

Документ приемки

Этот документ фиксирует приемку музейных предметов в музей. В документе указаны дата, номер, название поставки, музей и предметы, которые были приняты: Китель и Ваза для фруктов. Также есть возможность прикрепить сопроводительную документацию, которая будет автоматически подтягиваться в карточки экспонатов.

 

Документ «Предложение о закупке»

Документ «Предложение о закупке» предназначен для учета и обработки предложений о приобретении предметов для музея. Он фиксирует ключевые данные о предложении, включая поставщика, стоимость, канал поступления и статус рассмотрения. Функционал позволяет контролировать этапы модерации, назначать ответственного сотрудника и оставлять отзывы музея. Документ можно создавать вручную или автоматически (при поступлении предложения с сайта), а также использовать его для создания связанных документов, формирования отчетов и печати.

 

Внешний реставратор

Теперь процесс реставрации был доработан с учётом работы внешних реставраторов. Основные изменения:

1. Доступ к истории состояния экспоната: внешние реставраторы получили доступ к истории состояния экспоната, который был передан им на реставрацию. Это позволяет им видеть все прошлые изменения состояния предмета и лучше понимать, что уже было сделано.
2. Возможность оставлять заметки: реставраторы могут подключаться к базе и делать собственные заметки по состоянию экспоната, фиксируя свои наблюдения и этапы реставрации. Это улучшает коммуникацию и обеспечивает прозрачность работы с предметами.

 

Эти изменения помогают организовать более качественный учёт и контроль за процессом реставрации, облегчая взаимодействие музея с внешними специалистами.

 

Количество автоматизированных рабочих мест: 10

 

В рамках данного проекта автоматизирован основной бизнес-процесс:

 

 

Экономический эффект:

 

 

Результаты:

 

Осуществлен переход в единую информационную систему на базе 1C:Музей.

 

Автоматизированы подсистемы:

• «реставрация» (реставрационный паспорт и выполнение этапов по реставрационным работам);
• «музейная деятельность» (выставочная деятельность; внутри/вне музея);
• «учетные операции» (временное хранение; прием предметов в постоянное пользование; внутреннее перемещение предметов; выдача/выдача предметов во временное пользование; книга поступлений).

 

В рамках проекта доработаны следующие процессы и справочники:

• предложение о закупке музейных экспонатов;
• карточка музейного экспоната (процессы поставка и реставрация);
• отчеты по реставрации;
• отчеты по предложениям о закупке музейного экспоната;
• топография музейного предмета справочник;
• дальняя перспектива справочник;
• планирование работы служб МК отчет;
• статусы состояния музейных предметов – справочник.